Het plannen en uitvoeren van projecten is door ProRail vormgegeven in het ‘Kernproces projecten’. Daarin zijn de projectstappen vastgelegd, inclusief de besluitvormingsmomenten en de daarbij behorende producten. De structuur zorgt dat projecten in één keer het gewenste resultaat opleveren. Ook stemt het de interne samenwerking af en biedt het stakeholders, klanten, financiers inzicht in de besluitvorming.
Op weg naar een verdere structurering van projecten heeft ProRail in samenwerking met Bureau Spoorbouwmeester het Kernproces aangegrepen om de samenwerking verder te verankeren. Hiermee heeft Bureau Spoorbouwmeester een duidelijke positie gekregen in de werkprocessen. Er is beter zichtbaar gemaakt op welke momenten Bureau Spoorbouwmeester betrokken dient te worden. Zo is van iedere projectfase vastgelegd wanneer Bureau Spoorbouwmeester ingeschakeld wordt om te adviseren over de vormgeving, uitstraling en conformiteit met het Spoorbeeld en wat de rol is. De vaststelling van de afspraken is in goed overleg tot stand gekomen met ProRail Projecten en de Kerngroep Kernproces en is inmiddels definitief gepubliceerd op Focus.